Aprendiendo Access 2007 con Estilo

Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos dentro de Access.


Imprimir directamente

*Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir en el Panel de Exploración para seleccionarlo.

*Despliega el Botón de Office y coloca el ratón sobre la flecha que aparece junto al comando Imprimir, en el desplegable que se abrirá selecciona Impresión Rápida.

*Antes de mandar la primera impresión del documento, es conveniente comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que abrir el cuadro de diálogo Imprimir.

*Abrir el cuadro de diálogo Imprimir

*Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo.

*Y seleccionando la opción Imprimir del Botón de Office. Se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir en el que podrás cambiar algunos parámetros de impresión como te explicaremos a continuación:


Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando están instaladas en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la impresora a la que queremos enviar la impresión.

En el recuadro Intervalo de impresión, podemos especificar si queremos imprimir Todo el informe o bien sólo algunas páginas.


Si queremos imprimir unas páginas, en el recuadro desde especificar la página inicial del intervalo a imprimir y en el recuadro hasta especificar la página final.

Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de diálogo, podremos activar la opción Registros seleccionados para imprimir únicamente esos registros.

En el recuadro Copias, podemos especificar el número de copias a imprimir. Si la opción
Intercalar no está activada, imprime una copia entera y después otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada página juntas.

La opción Imprimir en archivo permite enviar el resultado de la impresión a un archivo del disco en vez de mandarlo a la impresora.

Con el botón Propiedades accedemos a la ventana de propiedades de la impresora, esta ventana cambiará según el modelo de nuestra impresora pero nos permite definir el tipo de impresión por ejemplo en negro o en color, en alta calidad o en borrador, el tipo de papel que utilizamos, etc...

Con el botón Configurar... podemos configurar la página, cambiar los márgenes, impresión a varias columnas, etc...

Por último pulsamos el botón Aceptar y se inicia la impresión. Si cerramos la ventana sin aceptar no se imprime nada.

La vista diseño es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que veremos más adelante de la misma forma que definimos un formulario.

Para entrar en la vista diseño debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el informe seleccionado y a continuación hacemos clic en el botón Vista Diseño.

Nos aparece la ventana diseño:



El área de diseño consta normalmente de cinco secciones:


*La sección Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del informe.

*La sección Encabezado de página, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada página.

*La sección Detalle, en ella aparecerán los registros del origen del informe, o varios registros o uno sólo por página según el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una página, debemos indicar en la sección Detalle el diseño correspondiente a un sólo registro.

*La sección Pie de página, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada página.

*La sección Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe.


Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de página y encabezado o pie de página del informe que encontrarás en la pestaña Organizar:





Si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas.

Para abrirlas, sólo tenemos que volver a seleccionar la opción.

Alrededor del área de diseño tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro del área de diseño.

Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos en la sección Mostrar u ocultar las opciones Regla y Cuadrícula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.



La pestaña Diseño de informe

Si has entrado en diseño de informe podrás ver la pestaña de Diseño que muestra las siguientes opciones:

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos.


Introducción.

Para crear un informe podemos utilizar a sección Informes que encontrarás en la pestaña
Crear:



Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezca en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y después sobre el informe creado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades.

Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe.

Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.

Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación.

Explicaremos a continuación la forma de crear un informe utilizando el asistente.


El asistente para informes.


Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botón Asistente para informes que puedes ver en la imagen anterior.

Aparece la primera ventana del asistente:




En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro
Tablas/Consultas este será el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta.

A continuación seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el botón o simplemente doble clic sobre el campo.


Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.


Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón o de seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón .


Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:

*Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para la
Impresión.

*Modificar el diseño del informe, si seleccionamos esta opción aparecerá la ventana Diseño de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.

En este apartado veremos las opciones más interesantes de la pestaña de Diseño que aparece cuando entramos en la Vista Diseño del formulario.






El primer botón que vemos es uno de los más útiles cuando trabajamos con formularios, permite pasar de una vista a otra.


Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño la que estamos describiendo ahora y la Vista Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la vista diseño.


Access 2007 introduce la Vista Presentación que nos permite trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con la Vista de Diseño pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos muestra a tiempo real los datos del formulario para que nos hagamos una idea aproximada de cómo será su aspecto final.


También podremos acceder a las vistas Tabla dinámica, Hoja de datos y Gráfico dinámico.

La vista diseño es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los controles que veremos más adelante.

Para entrar en la vista diseño debemos buscar el formulario en el Panel de Exploración y hacer clic derecho sobre él para seleccionar la opción Vista Diseño en el menú contextual.

Nos aparece la ventana Diseño de formulario:




El área de diseño consta de tres secciones:

*La sección Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del formulario.

*La sección Detalle, en ella aparecerán los registros del origen del formulario, o varios registros o uno sólo por pantalla según el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en la sección Detalle el diseño correspondiente a un solo registro.

*La sección Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario.

Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie haciendo clic en el botón Encabezado o Pie del formulario de la pestaña Organizar:




Alrededor del área de diseño tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro del área de diseño.

Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos las opciones Regla y Cuadrícula respectivamente, que puedes ver en la imagen anterior.

Introducción.


Para crear un formulario tenemos varías opciones.


Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:




Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él.

Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades.

Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario.

Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.

Gráficos dinámicos abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos dinámicos. Explicaremos a continuación la forma de crear un formulario utilizando el asistente.



El asistente para formularios.


Para arrancar el asistente para formularios haz clic en la opción Asistente para formularios que puedes ver en la imagen anterior.

Aparece la primera ventana del asistente:





En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario.


Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro
Tablas/Consultas, este será el origen del formulario.


Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta.


A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic sobre el botóno simplemente doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botóno de seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón .


Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la siguiente pantalla:




En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con esa distribución.

Combinar tablas una entrada

Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unión de la misma forma que relacionamos tablas en la ventana Relaciones arrastrando el campo de unión de una de las tablas sobre el campo de unión de la otra tabla. De hecho si añadimos a la zona de tablas relacionadas, estas aparecerán automáticamente combinadas en la zona de tablas de la ventana Diseño de Consulta.

También se combinan automáticamente tablas que tengan un campo con el mismo nombre en las dos tablas aunque no exista una relación definida entre ellas.

Cuando dos tablas están combinadas en una consulta, para cada fila de una de las tablas Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en el campo de unión, con lo cual se emparejan sólo las filas que luego aparecen en el resultado y la consulta es más eficiente.


Las composiciones vistas hasta ahora son composiciones internas ya que todos los valores de las filas del resultado son valores que están en las tablas que se combinan.

Con una composición interna sólo se obtienen las filas que tienen al menos una fila de la otra tabla que cumpla la condición, veamos un ejemplo:



La composición externa


La composición externa se utiliza cuando queremos que también aparezcan las filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla.

Este tipo de combinación se define de la siguiente manera:

*Añadir las dos tablas a la zona de tablas de la consulta.


*Combinar las dos tablas por los campos de unión:

+Hacer doble clic sobre la línea que une las dos tablas.


En el cuadro de diálogo que aparecerá haz clic en el botón Tipo de combinación.

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación:


Por defecto la combinación es interna (incluye sólo las filas donde los campos combinados (campos de unión) de ambas tablas sean iguales).

Una forma de utilizar un parámetro en una consulta es definiéndolo mediante el botón
Parámetros de la pestaña Diseño.



En este caso, después de elegir la opción, se abre el cuadro de diálogo Parámetros de la consulta donde podemos indicar el nombre del parámetro y el tipo de dato.




La diferencia entre escribir directamente un nombre de parámetro y definirlo con el botón Parámetros es que, si le hemos asignado un tipo de dato, Access comprueba automáticamente el tipo del valor introducido por el usuario.


Las consultas multitabla


Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo que deberá contener en la zona de tablas de la ventana Diseño las distintas tablas de donde obtiene esos datos.

Para añadir una tabla a la zona de tablas (una vez en la ventana Diseño de consulta) haremos clic en el botón Mostrar tabla de la pestaña Diseño:






Si las tablas no están relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre, la consulta obtiene la concatenación de todas las filas de la primera tabla con todas las filas de la segunda tabla, si tenemos una tercera tabla concatenará cada una de las filas obtenidas en el primer paso con cada una de las filas de la tercera tabla, y así sucesivamente. Vemos que no interesa basar la consulta en muchas tablas ya que el resultado de la concatenación puede alcanzar dimensiones gigantescas.

Además, normalmente la mayoría de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y entonces tenemos que añadir algún criterio de búsqueda para seleccionar las filas que al final nos interesan.